Již mnoho let se věnuji implementaci systémů podnikových zpráv a analýz (BI systémy). Úspěšně jsem realizovala více než 20 projektů v oblastech obchodu, financí, průmyslu a státní správy, a to na různých platformách: Microsoft, IBM, Qlikview, Tableau a dalších.
V mé práci musím komunikovat s různými cílovými skupinami jejich vlastním jazykem. Když mluvím s top manažery, zaměřuji se na to, jak projekt ovlivní jejich podnikání a zvýší zisk. S liniovými vedoucími a analytiky zase řeším, jak informace prezentovat srozumitelně pro rozhodování, a s vývojáři přemýšlím nad tím, jak sjednotit data z různých systémů do jednoho reportu. V roli jakéhosi tlumočníka systematizuji své zkušenosti a stále více se zamýšlím nad "filosofií věcí", o které bych se chtěla podělit na blogu Infographer.
Příklad informačního panelu pro marketingového ředitele obchodní sítě
Co je to dashboard?
Pokud dashboard přesahuje hranice obrazovky, jednotný významový obraz se rozpadá (představte si třetinu oříznutého slajdu prezentace – jaký dojem to vytváří?).
Termín "dashboard" se používá nejen mezi webovými analytiky, ale i mezi pokročilými manažery a vlastníky podniků. Někteří z nich dokonce platí nemalé peníze za to, aby měli na tabletu ovládací panel svého podnikání, který v reálném čase odráží, co se ve firmě děje. Bohužel však úspěšných příběhů je málo. Zkuste hledat na internetu v češtině – najdete spíše esteticky nevzhledné a z obchodního hlediska nesmyslné obrázky. Vypadají jako chaotická směs grafů a tabulek.
Pokud chcete vytvořit dashboard, který pomůže při řízení podniku, nebo jste s tím již začali, podívejme se na základní pojmy, aby vaše práce nepřišla nazmar.
Dashboard (informační panel) je vizuální reprezentace nejdůležitějších informací, seskupených podle významu na jedné obrazovce tak, aby byly snadno pochopitelné.
Také můžete slyšet výraz dashboard s přízvukem na druhé slabice – oba varianty jsou přijatelné. Nyní vysvětlím každé slovo:
- Informace – především číselné, ve formě grafů a tabulek.
- Nejdůležitější – je nutné vybrat klíčové ukazatele, které jsou skutečně potřebné pro rozhodování.
- Seskupené podle významu – ukazatele musí být vzájemně propojené, týkat se jednoho tématu (oddělení, produkt, proces) a poskytovat uživateli potřebný soubor odpovědí.
- Na jedné obrazovce – tedy bez nutnosti rolování. Pokud dashboard přesahuje hranice obrazovky, jednotný významový obraz se rozpadá (představte si třetinu oříznutého slajdu prezentace – jaký dojem to vytváří?).
- Snadno pochopitelné – uživateli je intuitivně jasné, co znamená každý blok zprávy. Vytváří se jednotný obraz a jeho mozek nevynakládá energii na rozluštění tabulek a složitých vizualizací, ale na analytickou práci.
Report a dashboard
V managementu existuje další známý pojem, který znamená zdánlivě totéž – je to report. Ve firmách zřídka bývá, že jde jen o jednu tabulku. Reporty jsou často Excel soubory s desítkami listů, na každém několik tabulek a grafů. Do reportů patří také prezentace pro top manažery, kde jsou informace již vizualizované. Jaký je mezi nimi rozdíl?
Formuluji to filosoficky: každý dashboard je report, ale ne každý report je dashboard.
Report může sestávat z jedné nebo z mnoha tabulek (diagramů, grafů – dále je budeme nazývat informačními bloky nebo moduly). Dashboard je vždy soubor modulů seskupených podle významu, poskytující odpovědi na otázky v rámci určitého obchodního procesu nebo oddělení.
Klíčový rozdíl je v tom, že informace na dashboardu by měly být pravidelně aktualizované a užitečné.
Technických rozdílů také není mnoho, ačkoli dashboardy se často spojují s BI systémy (Qlik, Tableau, Cognos, Power BI, Microstrategy), mohou být vytvořeny i v obyčejném Excelu nebo Google Spreadsheets. Klíčový rozdíl je v tom, že informace na dashboardu by měly být pravidelně aktualizované a užitečné. Zde se objevuje původ termínu dashboard – přístrojová deska automobilu (vrtulníku, letadla) – podle toho, s jakým dopravním prostředkem srovnáváte svůj podnik, a jaký objem informací potřebujete k jeho řízení. Odtud také pramení množství „analogových“ vizualizací dat v rozhraních BI systémů na počátku století (níže je příklad toho, jak už to dělat nemáme).
Pravidelnost aktualizace však musíme chápat rozumně. Dodavatelé technologií rádi mluví o Big Data a Realtime, ale procesy rozhodování v organizacích probíhají obvykle ne častěji než jednou týdně. Denní aktualizace dat je sice dobrá, ale ne vždy stojí za úsilí ji nastavit. Na druhou stranu, pokud jste v ERP, CRM nebo BI systému vytvořili na jedné obrazovce mnoho krásných diagramů, ale uživatelé nemají důvod je pravidelně sledovat, vytvořili jste jednorázový report, nikoli dashboard, který je integrovaný do procesu rozhodování.
5 otázek při tvorbě dashboardu
Zde je několik jednoduchých otázek, na které odpovědi pomáhají určit design a obsah informačního panelu ještě před začátkem jeho navrhování a tvorby:
- KDO bude na informační panel koukat? Budou to vrcholoví manažeři? Střední management? Generální ředitel?
- CO za klíčové ukazatele potřebuje vaše publikum? Za co jsou ve firmě odpovědní? Jaká data jsou potřebná pro vytvoření těchto klíčových ukazatelů?
- KDE bude naše publikum informační panel prohlížet? Na pracovním stole? Mobilním zařízení? Vytištěné na papírových slajdech? Bude někdo je prezentovat?
- JAK často bude publikum sledovat dashboard? Měsíčně nebo každý den? Bude panel použit jako součást prezentace? Jsou nutné rozsáhlé softwarové změny kvůli této informační desce?
- PROČ toto publikum potřebuje informační panel řízení? Existují dnes reporty nebo dokumenty, které jej nahrazují? Pokud jej vytvoříte, komu ušetří čas nebo peníze?
Příklad informačního panelu zatížení pokladníků v supermarketu
Vizualizace špičkových zatížení pokladen v obchodě:
- KDO – ředitel a supervizor obchodu.
- CO – podpora standardů a úrovně zákaznických služeb, prevence front.
- KDE – obrazovka počítače, monitor na stěně.
- JAK – denně (na pozadí), týdně na poradě u supervizora.
- PROČ – protože je důležité rychle sledovat špičky zatížení pokladníků, plánovat směny. A ne až po měsíci hledat tyto informace hluboko ve zprávách pokladního systému.
Závěr
Nepřidávejte graf nebo text jen proto, že můžete.
Neexistují žádná přísná pravidla, kromě jednoho: aby vše, co zobrazujete na dashboardu, bylo aktuální a významné pro publikum. Nepřidávejte graf nebo text jen proto, že můžete. Snažte se vše nadbytečné přesunout do dodatečných zpráv, na úvodní obrazovce ponechte minimum dat. Pokud přemýšlíme o informačním panelu jako o příběhu, a ne jako o sekvenci datových bodů, máme mnohem větší šanci vytvořit dashboard, který manažeři budou používat.
A nakonec – posuďte podle metody 5 otázek tento dashboard, vyvinutý v Qlikview pro finančního ředitele jednoho z podniků "nejaké těžební společnosti".